Как зашифровать электронную почту при отправке в MS Outlook

Обмен информацией в Интернете по электронной почте — один из самых распространённых способов общения. И когда дело доходит до того, чтобы сделать эти взаимодействия конфиденциальными, следует следовать лучшим практикам при обмене личной и конфиденциальной информацией путём шифрования этих электронных писем. В этой статье мы поговорим больше о шифровании электронной почты, о том, как зашифровать электронную почту при отправке в Office Outlook, о шифровании и зачем шифровать, а также о его плюсах и минусах.

Как работает шифрование электронной почты?

Когда электронное письмо зашифровано, оно преобразуется из простого текста в зашифрованный, т. Е. Оно не будет в читаемом формате, и получатель, для которого это электронное письмо зашифровано после ввода закрытого ключа, может преобразовать зашифрованный текст в простой текст (читаемый формат).

Преобразование шифра в формат обычного текста может быть выполнено только теми, у кого есть соответствующий закрытый ключ.

Microsoft Outlook использует две технологии шифрования для шифрования электронной почты:

1. Шифрование S / MIME.
2. А также Шифрование сообщений Office 365.

Шифрование S / MIME

Шифрование S / MIME будет работать, когда отправитель и получатель используют почтовое приложение, которое поддерживает это шифрование. По умолчанию версия Outlook поддерживает шифрование S / MIME на всех совместимых устройствах.

Шифрование сообщений Office 365

Шифрование сообщений Office 365 также известно как IRM или управление правами на доступ к данным; Microsoft недавно запустила это шифрование в своём пакете Office 365. Для работы шифрования сообщений O365 отправитель должен иметь лицензию на облачную лицензию MS Office 365.

Как зашифровать электронные письма в MS Outlook:

Прежде чем мы начнём процесс шифрования электронной почты, нам сначала нужно иметь сертификат S / MIME на компьютере. Затем нам нужно настроить Outlook на использование сертификата S / MIME для работы при шифровании электронной почты.

На рынке существует два основных поставщика сертификатов Digital ID или S / MIME: GlobalSign и IdenTrust. Пользователи должны приобрести лицензию у одного из них, чтобы добавить его в Outlook для шифрования электронной почты. Закончив с этой частью, мы можем продолжить и настроить MS Outlook для шифрования электронной почты.

• Запустите Microsoft Outlook.
• Перейдите в Файл -> Параметры -> Центр управления безопасностью -> Настройки центра управления безопасностью.
• Выберите вкладку «Безопасность электронной почты» на левой панели -> Зашифрованная электронная почта -> настройки по умолчанию -> настройки.
• В разделе «Сертификат и алгоритм» найдите и загрузите сертификат подписи и шифрования.
• Дайте имя новым настройкам в разделе «Имя настроек безопасности» -> сохранить.

Как отправлять и получать зашифрованную электронную почту с помощью MS Outlook:

• Чтобы отправлять или получать зашифрованные электронные письма, отправитель и получатели должны использовать сертификаты Digital ID.
• Перейдите к любому зашифрованному электронному письму с цифровой подписью
• Щёлкните правой кнопкой мыши в поле получателей -> добавить в контакты Outlook
• Выполняя вышеуказанную задачу, сертификат от вышеуказанных получателей добавляется на компьютер.
• Теперь перейдите к созданию нового электронного письма -> параметры -> зашифровать и выберите тип шифрования -> отправить электронное письмо.

Зачем шифровать электронную почту?

Обычно мы шифруем электронную почту и её содержимое, чтобы защитить прикреплённую к ней информацию. Это означает, что конфиденциальные данные, передаваемые по электронной почте, не будут доступны никому, кроме получателей, для которых предназначено электронное письмо.

Шифруя электронную почту, мы можем сделать её недоступной для любых фишинговых атак или утечки данных. Поскольку зашифрованная информация безопасна и может быть преобразована в простой текст из зашифрованного формата только лицом, которому принадлежит ключ для расшифровки.

Плюсы и минусы шифрования электронной почты в MS Outlook

Плюсы

• Это делает электронную почту, вложения или любую конфиденциальную информацию в безопасности.
• Защищает отдельные учётные записи электронной почты от спама.
• Предотвращает доступ злоумышленников к сообщениям или изменение их содержимого.

Минусы

• Требуются базовые технические знания для настройки процесса шифрования электронной почты.
• Несмотря на то, что шифрование электронной почты защищает содержимое электронной почты, вложения от посторонних глаз, но информация заголовка и строка темы всё равно будут видны.
• У получателей должен быть тот же сертификат шифрования, чтобы расшифровать полученное письмо.

Хотя Digital ID платная услуга, которую конечный пользователь должен купить, чтобы полностью защитить / активировать шифрование электронной почты. Но есть несколько бесплатных сервисов Digital ID. Которые позволяют пользователям попытаться познакомиться с процессом шифрования электронной почты. А позже они могут приобрести сертификат электронной почты премиум-класса и установить, чтобы обеспечить безопасность своей электронной почты.

Заключение

Помимо вышеперечисленного метода, есть ещё один способ шифрования электронной почты с помощью шлюза электронной почты. Шифрование электронной почты с использованием этого процесса будет основываться на настройках, установленных для шлюза электронной почты, т.е. Электронное письмо со строкой темы [encrypt] будет передаваться от отправителя к почтовым ящикам получателей в зашифрованном формате или любой другой настройке команды. Этот метод немного продвинут и требует отличных технических знаний в области настройки сервера, программного обеспечения для шифрования электронной почты, протоколов шифрования, которые необходимо использовать.